Comment organiser un évènement pour votre association ?
Publié le 27/11/2023
Organiser un évènement associatif : comment faire ?
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Vous organisez un évènement pour votre association mais vous ne savez pas par où commencer pour l'organiser ? Alors cet article est fait pour vous ! Découvrez toutes nos astuces pour assurer le bon déroulé de votre évènement !
Une fois que vous avez défini le but de votre évènement et que vous avez trouvé celui qui vous convient, vient enfin l’étape de l’organisation. N’hésitez pas à vous constituer une équipe de bénévoles qui vous aidera à chaque étape et mettez en place un rétroplanning. Grâce à cela, vous n’oublierez aucune étape, vous saurez quelles sont les tâches à prioriser et vous pourrez les attribuer aux bénévoles.
Commencez par définir la date et le lieu de l’évènement. Cela vous permettra ensuite de communiquer dessus à l’aide de vos réseaux sociaux, de flyers, d’affiches, de publications dans la presse... Pensez aussi à réserver le lieu où se tiendra votre évènement : école, salle des fêtes, gymnase, salle polyvalente...
Si vous mettez en place une buvette, des stands de nourriture ou un repas assis, alors établissez un plan de disposition. Ce plan bien défini vous permettra de gagner du temps le jour J.
Enfin, vérifiez que vous avez toutes les autorisations et dérogations nécessaires pour l’organisation de votre évènement. Si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants, vous devrez demander des autorisations préalables :
- Manifestation, défilé ou rassemblement sur la voie publique
- Manifestation sportive sur la voie publique
- Diffusion de musique lors d’une manifestation
- Mise en place d’une buvette
- Recrutement d’un ou plusieurs salariés ou intermittents du spectacle via le chèque emploi-associatif (CEA) ou le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
Attention, des démarches spécifiques sont à effectuer si vous organisez un loto, une tombola, une loterie, une braderie, une foire-à-tout, un vide-grenier ou si vous prévoyez l’hébergement de mineurs sans leurs parents. Le jour J, assurez-vous d’avoir un staff de bénévoles suffisant et indiquez à chaque personne le rôle qu’elle doit jouer : buvette, service, approvisionnement, cuisine, billetterie...
Retrouvez toutes les informations légales pour l’organisation de votre évènement associatif sur le site du gouvernement. Et prévoyez aussi de souscrire aux garanties d’assurance nécessaires.
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