Une fois que vous avez défini le but de votre évènement et que vous avez trouvé celui qui vous convient, vous pourrez passer à l’étape de l’organisation. N’hésitez pas à vous constituer une équipe de bénévoles qui vous aidera à chaque étape et mettez en place un rétroplanning. Grâce à cela, vous n’oublierez aucune étape, vous saurez quelles sont les tâches à prioriser et vous pourrez les attribuer aux bénévoles.
Commencez par définir la date et le lieu de l’évènement. Cela vous permettra ensuite de communiquer dessus à l’aide de vos réseaux sociaux, de flyers, d’affiches, de publications dans la presse... Pensez aussi à réserver le lieu où se tiendra votre évènement : école, salle des fêtes, gymnase, salle polyvalente...
Si vous mettez en place une
buvette, des
stands de nourriture ou un repas assis, alors établissez un plan de disposition. Ce plan bien défini vous permettra de gagner du temps le jour J. Vous pouvez d’ailleurs retrouver nos articles sur “
Comment organiser une buvette associative ?” ou “
Associations : nos idées pour votre offre en restauration”.
Enfin, vérifiez que vous avez toutes les autorisations et dérogations nécessaires pour l’organisation de votre évènement. Si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants, vous devrez demander des autorisations préalables :
• Manifestation, défilé ou rassemblement sur la voie publique
• Manifestation sportive sur la voie publique
• Diffusion de musique lors d’une manifestation
• Mise en place d’une buvette
• Recrutement d’un ou plusieurs salariés ou intermittents du spectacle via le chèque emploi-associatif (CEA) ou le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
Attention des démarches spécifiques sont à effectuer si vous organisez un loto, une tombola, une loterie, une braderie, une foire-à-tout, un vide-grenier ou si vous prévoyez l’hébergement de mineurs sans leurs parents. Le jour J, assurez-vous d’avoir un staff de bénévoles suffisant et indiquez à chaque personne le rôle qu’elle doit jouer : buvette, service, approvisionnement, cuisine, billetterie...
Retrouvez toutes les informations légales pour l’
organisation de votre évènement associatif sur le
site du gouvernement. Et prévoyez aussi de souscrire aux garanties d’assurance nécessaires.