Dossier : la buvette associative

Vous êtes une association et vous organisez un évènement ? Alors la buvette sera un élément indispensable pour assurer son bon déroulement ! La mise en place d’une buvette peut paraître simple. Cependant, il y a des règles à respecter et des informations à connaître avant de se lancer : vente d’alcool, matériel à prévoir, nombre de bénévoles…

Découvrez sur cette page nos conseils pour ouvrir votre buvette associative, des idées de boissons à servir ainsi que la législation qui s’applique. 

Festival, match de foot, rassemblement culturel, fêtes des écoles… de nombreuses occasions et évènements peuvent vous conduire à devoir ouvrir une buvette associative. Vous pouvez d’ailleurs découvrir toutes nos idées d’activités pour les associations juste ici.

Mais une bonne organisation sera la clé de la réussite de votre buvette ! Buvette temporaire ou permanente, les gobelets à choisir, la limitation de vos coûts… Tous ces sujets doivent être au centre de la mise en place de votre buvette. Vous trouverez ici toutes les réponses à vos questions !

Avant de pouvoir accueillir du public et servir vos boissons à la buvette le jour de votre évènement associatif, il sera important de bien l’organiser. Après avoir défini le but de votre évènement et trouvé le lieu et la date, vous pourrez passer à la mise en place de l’espace buvette.

Commencez par définir l’emplacement de votre buvette et sa forme. Essayer de la placer de manière stratégique. Évitez l’entrée ou la sortie de votre évènement, ce n’est pas à ce moment que vos participants chercheront à boire. N’hésitez pas à la placer à côté de vos stands de nourriture : ce sont 2 stands complémentaires qui se placent à côté pour plus de praticité. Vous cherchez des idées de snacks pour vos évènements associatifs ? N’hésitez pas à consulter notre article : Les meilleurs plats pour un repas associatif ou un stand alimentaire.

Pour la forme que prendra votre buvette, cela peut être influencé par votre budget. Si vous avez un budget serré, vous pouvez disposer des tables. À l’inverse, vous pouvez louer ou acheter un stand à monter.

Pensez aussi au matériel dont vous allez avoir besoin : réfrigérateur, tireuse à bière, tire-bouchon, décapsuleur… Et n’oubliez pas les consommables qui vous seront très utiles tout au long de votre service : essuie-tout, torchons, lavettes, liquide vaisselle, éponges…

Pour le jour J, assurez-vous d’avoir assez de bénévoles pour vous aider sur votre stand buvette : service de boissons, approvisionnement, supervision, vaisselle… Équipez également votre buvette d’une affiche avec les prix de vos boissons : vous gagnerez beaucoup de temps pour l’encaissement !

Et n’oubliez pas de prévoir un fond de caisse pour rendre la monnaie.  

Les gobelets en plastique réutilisables, ou ecocup, sont les contenants les plus utilisés par les associations. Lavables et réutilisables, ils vous permettront d’organiser un évènement avec moins de déchets et donc plus respectueux de l’environnement.

Même s’ils peuvent représenter un coût important pour les associations lors de leur achat, ils seront vite rentabilisés au fur et à mesure des évènements. C’est un investissement qui vous fera faire des économies sur le long terme. Et pensez aussi à vous équiper de carafes en plastique réutilisables. Les pichets en plastique sont parfaits pour les évènements associatifs ! Ils vous permettront de vendre des carafes de boissons : bières, vin, sangria…

Si vous souhaitez communiquer le jour de votre évènement et développer votre image, n’hésitez pas à faire personnaliser vos Ecocups. En plus d’être très pratiques, les gobelets réutilisables personnalisés pour les associations sont de véritables objets collectors pour les adhérents, les bénévoles ou le public assistant à votre évènement. Vous pouvez décider d’y faire imprimer votre logo, votre slogan, la programmation de votre évènement… Consultez notre article dédié aux gobelets personnalisés pour tout savoir !

Et n’oubliez pas que vous pouvez consigner vos gobelets : cela permettra d’amortir vos coûts d’achats et de faciliter leur retour à la buvette. Dans certains cas, les ecocups consignés peuvent aussi vous permettre de récolter des fonds. Si le gobelet en plastique n’est pas ramené à la buvette, alors vous pouvez garder la consigne (en moyenne de 1€ ou 2€). 

Si vous optez pour des gobelets jetables en carton, vous n’aurez pas besoin de prévoir de pôle vaisselle. Les gobelets en carton pour les associations peuvent être jetés après leur utilisation, ce qui en fait un produit très pratique. Vous pourrez les utiliser pour le service de boissons chaudes ou froides : jus de fruit, bières, eau, sodas, punch… Ils sont aussi moins chers à l’achat.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, les gobelets en carton conviennent parfaitement pour le service de bières : ils n’altèrent pas le goût de la boisson et n'augmentent pas la mousse de la bière.

Pour les contenances de gobelets pour association, vous devez les choisir en fonction des boissons que vous proposez. Une bière ne sera pas servie dans un gobelet avec une contenance de café.

Pour le service de café, choisissez des gobelets 4 Oz à 8 Oz (de 10 cL à 24 cL). Pour servir des boissons sans alcool, nous vous recommandons des gobelets de 12 Oz ou 16 Oz (de 25 cL à 49 cL) : cela vous permettra notamment de servir facilement des canettes de 33 cL. Enfin, si vous souhaitez servir des bières, nous vous conseillons les gobelets en 16 Oz ou 22 Oz (de 40 cL à 65 cL). 

Si vous décidez d’ouvrir une buvette temporaire dans une installation sportive (stade de foot, stade de rugby, gymnase, salle d’éducation physique…), la législation diffère en fonction du type de boissons vendues (avec ou sans alcool).

Si aucune boisson alcoolisée n’est vendue sur votre buvette, alors vous n’avez besoin aucune demande à faire.

Par contre, si vous décidez de vendre de l’alcool ou des boissons alcoolisées, vous aurez besoin d’une dérogation. En effet, sans dérogation, vous n’aurez pas le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées au sein d’une enceinte sportive.

Des dérogations peuvent être accordées pour la vente de boissons alcoolisées dans des installations sportives pour des boissons du groupe 3 (en dessous de 18° d’alcool) et pour 48h maximum (il ne sera donc pas possible de vendre de l’alcool sur une semaine entière). 

Les dérogations concernent les associations suivantes : associations sportives agréées (limite de 10 autorisations par an), associations organisatrices de manifestations à caractère touristique (limite de 4 autorisations par an), associations organisatrices de manifestations à caractère agricole (limite de 2 autorisations par an). Elles doivent être demandées au maire de la commune où sera située la buvette au moins 3 mois avant la date de votre évènement.

Si votre évènement est exceptionnel, alors vous pourrez faire votre demande 15 jours avant le jour J. 

Une buvette ouverte dans un cercle privé (pot de départ, repas association entre les bénévoles, 3ᵉ mi-temps…) ne fait pas l’objet d’une réglementation particulière. Il n’y a aucune démarche à faire. Elle doit seulement être réservée aux membres de l’association.

Lorsque vous ouvrez une buvette pour votre association, vous n’avez aucune démarche à faire auprès de l’administration fiscale. Mais les recettes générées par votre buvette peuvent devoir être comptées avec vos recettes lucratives, qui elles, sont soumises à déclaration et à imposition (dès le premier euro si elle a une place prépondérante dans le budget de l’association ou au-delà de 73 518€ annuels si elle est accessoire).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la législation concernant les buvettes tenues par des associations, vous pouvez consulter le site officiel du gouvernement.